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笑うな怒るな悲しむな!! ~本質を捉えて価値転倒するために~ 第1回 人のExcelを笑うな!!
2021年2月10日 10:00

 

いつの日かMicrosoft Excel を起動しない日が来るのだろうか。
その日を迎えたときに、私は生きているのだろうか。

私はExcelが大好きである。Lotus-123ではない。
次に好きなのは、Wordではなくて、一太郎である。
つまり、古き良きを大切にしている といえば聞こえが良いが、実のところチェンジマインドができないだけの頑固な男なのである。

頑固な男であるがゆえ、大好きなExcelにはこだわりがあり、他の人が作ったExcelに意見したくてしょうがないし、Excelに何癖を言っている人にも意見したくてしょうがない。

今回コラム掲載の機会を頂いたので、Excelファイル作成時のセオリーを普及させ、暮らしやすい世の中にしたいと思い、これまで心の奥底に溜まっていた意見こだわりを文字におこしてお伝えしますので、お付き合いをお願いします。

 

■他の人が作ったExcelに意見する!!

まずは、私自身でExcel資料を作成する際に守っている基本のルールを紹介します。
▼Excelファイル作成 基本ルール

1)ファイル名は、Excelに限らず変更を考慮して連番などで表現するべし。
2) [セルA1]を選択した状態で保存するべし。
3) 空白Sheetは削除するべし。
・Excel新ブック作成時シート数設定は”1″とするべし。
4) ページレイアウト書式を設定するべし。
・タイトル行を設定
・ページタブ 次のページ数に合わせて印刷項目を設定
・フッターを設定
 お薦め:&[ファイル名]_&[シート名]<&[ページ番号]/&[総ページ数]>

 

これだけは守ってほしい4つのルールです。
守られていない場合は、とても残念で、私がどのように感じているか共有していきたいと思います。

 

ファイル名を見てみる。ざんねん。
”Aプロジェクト要件定義_最終.xlsx”
いきなり残念である。ファイル名にセンスがないので、参照前から不機嫌となる。

 

ルール1)ファイル名は、Excelに限らず変更を考慮して連番などで表現するべし。
【Because1最終という文言が付与されたファイル名で最終となった記憶が無い。】

不機嫌になりつつも、ファイル名ぐらいは問題ないかなぁ。と気を取り直して、
ファイルオープンしてみる。
[セルH46] が表示されている。ざんねん。

 

ルール2) [セルA1]を選択した状態で保存するべし。
【Because2あなたが最後に編集した場所などに興味は無い。】
頼むから、はじめから参照をさせてくれと思う。
ファイル名にセンスがない人は、ほぼほぼこのパターンである。

 

気を取り直して、[ctrl]+ [Home] 押下するも、
思いのほかSheetが多いのが気にかかる。
やっぱり。”Sheet2″ と”Sheet3″って、空白ですけどぉ。ざんねん。

 

ルール3) 空白Sheetは削除するべし。
【Because3 あなたの新ブック作成時シート数設定に興味は無い。】
頼むから、不要なSheetは削除してくれと思う。

 

心の声を抑えながらの確認も終盤となり 「印刷プレビュー」へ
確認しなければよかった。ざんねん。

 

ルール4) ページレイアウト書式を設定するべし。
【Because4あなたの考えるデジタルトランスフォーメーション(副題:印刷なんて時代遅れ)に興味は無い。】
頼むから1ページの資料を どアップ見切れた6ページにしないでくれと思う。

 

 

ここまでが、私がいつも資料本文前に確認してしまうルーティンである。
私はこれを何セットこなしてきたのだろうか。思わず、辛抱強い人間と勘違いしそうなぐらいである。

 

皆さんは、どのように感じとられたでしょうか。思い当たることがありませんか。
「資料の内容が良ければいいじゃん。かんけーねぇよ。」と思われたあなた。
ヤバいです。
私の経験則から、お客様の判断基準は【見た目が9割】なのです。
正確には、【見た目がいい】+【知っている】 ことで9割方選択されています。
もちろん、競合製品の内容に1.5倍以上の差がないことが前提です。
つまり、世界で1つのサービス、製品、提案ができているのであれば、5つのルールは必要ありません。残念ながらそのような人は、このコラムを読んでいません。
ここまで読み進められた あなた。
私の基本のルールをコピペして永久保存されることをお薦めします。

あなたの幸せのためにも。私の情緒安定のためにも。

 

■あとがき

今回はExcel作成時の基本ルールについて、私がどのように感じているかを共有しました。
しかしながら、本当に共有したかったのは、
「応用ルールについての実現方法テクニック」だったのです。
アナログとデータを融合させた神がかり的なExcelテクニックによって、これまで誰もなしえなかった、特殊な業務運用の負担を軽減してきた実績を自慢と自己満の塊として
皆さまにぶつけていきたかったのですが、かなり長くなってしまうため、凡人に与えられた掲載文字尺の関係で、今回は自主規制としています。
最後におまけとして応用ルールだけでもお伝えして、終わりたいと思います。
このルールは、神がかり的な実現方法テクニックとセットで活用するものなので、忘れ去っていただいて問題ありません。もちろんコピペは不要です。

 

▼Excelファイル作成 応用ルール
その1)登録SheetとViewSheetの構成とするべし。
その2)登録Sheetは一覧表形式とするべし。
その3)複数人利用では、マスターSheetの構成とするべし。
その4)分類、集計はPivotを利用するべし。

 

 

 

 

 

 

笑うな怒るな悲しむな!! ~本質を捉えて価値転倒するために~
世の中には、自分ではどうしようもないと思うがために、諦めていることがある。 なぜ、そうなってしまったのだろうか。本当にそれでいいのだろうか。 新人時代に考えていたことが間違っていたのだろうか? 熟練者が言うことが正しいのだろうか?(素人は間違っている?) 習熟してしまったがために、忘れてしまったことを思いおこして、フレッシュな気持ちで仕事ができるよう、本質を捉えるためのきっかけとなるコラムを3回の事例に置き換えて掲載します。
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筆者紹介

Mr.Beans
IT業界にお世話になり23年経過しました。
営業、プロジェクト管理、システム導入支援(上流工程)
操作指導、インフラ設置など、案件ごとに役割を変え対応してきました。
※プログラム実装は能力なしのため2年で頓挫
それまでは、銀行員、観光バス運転手と仕事に対する思いもなかったため
こんなにも長く同じ業界で活動するとは、私自身も驚いている次第です

飽きるヒマ無く考えながら活動し続けなければいけないIT業界の特性にはまってしまったことが幸いしました。
▼IT業界の特性
・新技術、新サービスのサイクルが早くて多い
 #最新を把握すれば、取りあえずの対応でも何とかなる。
・優秀であるが、少し変わった人が多い
 #銀行員時代は変わった人と思われていたが、ここでは普通の人
・お客様の満足が低いことが多い
 #お客様要求を把握さえできれば、満足度が高くなりやすい

つまり、運良くラッキーパンチがあたるのです。
RAIDってなんだっけ?とサーバ構成さえも調べていた初心者の私の提案が採用されてしまうのです。
▼ラッキーパンチ営業案件
 1年目:400拠点クライアントPC新規購入と導入設置
 2年目:3万5千人対象の人事給与システム再構築
 3年目:ERP基幹システム導入

あの頃の能力で、これら案件を導入してしまったと思うと恐ろしく思いますが、全て稼働したところがまた驚きです。
特に人事給与システムにおいては、ORACLE以外はDBにあらずの時代に「WinNT+SQL Server」という画期的すぎる構成で今振り返るとよく動いたなぁ…とセピア色の良い思い出ですが、その後に実力不足を感じてからは、日々学び続けて、もう50歳となりました。

いろいろと経験を積んでおりますので、少しばかりですが皆さまにお役立ちできればと思い、コラムによりお伝えしますので、ご一読いただければ幸いです

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