株式会社インフォテクノ朝日 様

―活動実施の背景を教えてください

もともとコロナの前から毎年、業務改善を表彰する内容の活動をしていました。今年度からは「感謝の日イベント」も実行する予定だったのですがコロナ禍で在宅勤務中心の働き方になったことで出社しての所属活動が出来なくなってしまいました。
そこで2019年度「ユニリタユーザ会」に当部の所属員が参加した研究グループ（「若手が提唱、モチベーション&メンタルコントロールで人財流出をしないシステム部門を作る」　）の成果発表で提言された施策を参考にして「褒めプロジェクト【ほメール】」の取り組みを始めました。
所属としてメンバー間のコミュニケーションロスを問題視し、在宅でも皆で取り組めるコミュニケーションの活性化に繋がる施策を実施したかったのです。

―どのような活動ですか？

「褒めプロジェクト【ほメール】」とは、日々共に働いている上司や同僚、部下に対して感謝の気持ちをメールで伝える取り組みです。
具体的にはメールの件名に　「【ほメール】が届きました！」を設定してメール本文で相手を具体的に褒めたり、感謝を伝えたりします。【ほメール】は1週間に1人1通以上送るのがルールです。

【ほメール】の目的は以下の3点です。
・仲間同士で気軽に「褒め合う」ことでモチベーションや心理的安全性が向上して働きやすい職場環境になること
・コロナ禍でコミュニケーションロスが問題視される中、新たなコミュニケーションの機会創出になること
・日々の業務の中で「褒める」・「感謝する」を意識することで、皆で明るく、前向きな気持ちで過ごせるようになること

【ほメール】は2020年11月からシステム管理部で開始した取り組みですが、所属員からは、
　　・対面コミュニケーションが希薄な状態を「ほメール」で補えた。
　　・【ほメール】が新たなコミュニケーションのきっかけになった.
　　・送った相手が積極的に相談や連絡をくれるようになり業務効率が上がった。
　　・【ほメール】を送るために改めて相手に対する感謝の気付きがあった。
など、評判は上々です。
業務以外のコミュニケーションが無かったところに、話が発展し、雑談が増えたといいます。

ただ、強制しているものではなく、ほかの人から見られると抵抗感があるかもしれないので【ほメール】を送っているかの確認や内容の確認はしていません。各グループ、チームのマネージャーに推進してもらえるようにお願いし金曜日に勧奨メールを送るなどして定着を図っています。
私自身も、部下から仕事のフォローや、【ほメール】を始めたことにたいする【ほメール】を貰い嬉しい気持ちになりました。

《実際の【ほメール】》


《システム管理部に属する所属長の方々。各所属で「ほメール」を実施しています。》　

左　：　分散管理Ｇ　高尾グループマネージャー
中　：　インターネット基盤Ｇ　矢倉グループマネージャー
右　：　ホスト管理Ｇ　神田グループマネージャー

―今後、表彰をされるとしたとき、どのような観点で表彰しようと考えていますか？

将来的には【ほメール】を受け取った、送った件数を可視化して、その結果を持って月次で「感謝の日」イベントを開催し、表彰したいと考えています。現在は集計を行っていないのもあり、どう可視化するかが課題です。まずは定着させてから可視化していこうと考えています。

―最後にメッセージをお願いします。

コロナ禍で在宅勤務が推奨される中にあってシステム管理者の業務は物理作業でのオンサイト対応とリモート対応を組み合わせるなどして、従来よりも進化した管理・運用を求められています。誰もが初めて経験するこの難局を知恵と工夫で乗り切っていきましょう。