株式会社ビーエスピーソリューションズ
運用プロフェッショナルサービスグループ
佐藤陽一
概要
現代人が社会生活を送るうえで（特にビジネス活動を実践する場面）、文書は「人と人とを繋ぐ重要なコミュニケーション手段」であり、時によっては、「意思決定手段」でもあります。
ビジネス文書を作成する際にも「文は人なり」と誤解し、自分の世界に埋没したような「文」を作成するケースが多々見受けられます。しかし、ビジネスの場面では、「文書」は上記のように重要な位置付けを担いますので、論理的に構成され、結論が明確に表記されたものを作成する必要があります。
当ページでは、社内現場で役立つ「文書作成」の基本をシリーズで掲載し、読者の皆さんが、ホンモノの文書作成力を身につけるポイントを提示いたします。
文書構成案の具体的作り方
前回までに、ビジネス文書の構成方法と記述の順序について説明してきました。
文書を書くことに慣れていない人にとっては、これらのことが大変な作業に思えるかもしれません。
また、実際に文書を書く作業は、原則論だけではできないものではあります。今回は、文書の構成案に関しての、具体的な作り方の例を説明します。作り方にもいくつかの方法があります。自分に合った方法を選択すればよいでしょう。
テンプレートやアウトライン・ソフト利用
最も簡単な方法です。マイクロソフトOffice2000以上では、Wordの中にテンプレートが用意されています。一般的なビジネス文書であれば、テンプレート内にあらかじめ示されている見出しに沿って書いてもよいでしょう。
なお、Word以外にも市販のソフトウェアで操作性に優れたものや、視覚的に理解しやすいものが多数あります。
カードによる整理法
ＫＪ法を利用するやり方です。
一つのカードに小見出しを作ります。これをビジネス文書の作成に必要な分だけ作成します。次に内容の近いもの同士を合わせてグループ分けします。グループに分けたら、それぞれグループの内容にふさわしい見出しを書いたカードをつけます。
ＫＪ法は、人間の思考がトップダウン型ではなく、かつ線形の思考をするものでないことを利用したものです。何かについて考えていると、次から次に別の考えが浮かんできて、最後には何について考えようとしていたのかを忘れがちです。このような人間の思考の習性を利用し、ボトムアップ型の思考をする整理法です。
考えがまとまらずに苦しいときには、何でもよいから思いつくことを書いてみることが大事です。
それを整理することで一つの思考が整理できます。
(注)ＫＪ法
川喜田二郎氏が考案した問題解決の技法。定性的情報をボトムアップ的にまとめる。あるテーマに関する思いや事実を単位化し、グループ化と抽象化を繰り返して統合し、最終的に構造化して 状況をはっきりさせ、解決策を見出す。
文書の位置づけからの構成決定
- この文書の目的は何ですか？？
- 文書の読み手は誰ですか？？
- 文書の主題は何にしますか？？
- 文書の目標は何ですか？？
-
こうした問いかけに答えるのは結構難しいものですが、ビジネス文書を作成する上では、上記の４項目が明確化されていないと、ピントがずれた文書になってしまい、せっかく文書を作成しても目標を達成できないことになります。
文書を作成する前に、今一度、基本に立ち返り、「目的」・「読み手」・「主題」・「目標」の整理を実施することをおすすめします。
次回以降は、以下の内容を予定しています。
- わかりやすい文書とは
- 文書の内容を深めるためのテクニック、練習法
- 文書レビューの方法
- ＲＦＰ（見積要求仕様書）の書き方、テクニック
- 社内企画書の書き方、テクニック
- 業務報告書の書き方、テクニック
- 詫び状の書き方、テクニック
- メールの書き方 テクニック
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