ご無沙汰しております。運用ゲンジン再登場（復活？）です。

愛読されている方々から終わりなの？とお気遣いの言葉を時々いただいたり、ありがたい限りです。だいぶ体も老朽化してきており、昨今の技術の進歩の速さに体だけはついていけず、半年以上掲載を中断してしまい、みなさまにはご心配をおかけして大変申し訳ございませんでした。当運用管理の体系に自己管理も加えたほうがいいかも知れないですね（笑）・・・・

多少景気の回復の兆しはあるもののまだ本調子ではないようで、早く景気が回復し、みなさんの元気さが早く取り戻せたらと願うばかりですが、いかがお過ごしでしょうか？

お休みさせていただいてる間に、運用設計ができるためにどうしたらいいのかとか教育してほしいとか何度かお話や相談がありました。当シリーズでもそうですが、ポイントや基本的なことは知識や情報として掲載はできますが、やはりいろいろなケースでの実践的な設計の進め方などはなどがなかなか伝えにくいので、今後みなさんの意見も伺いながら、要望が多ければ運用設計者育成のコースやオンサイト教育なども検討しようと思いますので、みなさまからのご意見をいただけたらと思います。

こうした活動で運用部門の方々が強さを取り戻し、また、運用ゲンジンの知識がみなさんのいい運用を行うための手助けが少しでもできればと思います。

さて、本題ですが、前回は消耗品管理、問い合わせ管理、受け入れ管理での管理とプロセスまで終わっているので、引き続き消耗品管理、問い合わせ管理、受け入れ管理での管理事項とドキュメントについて整理させていただきます。

運用管理体系

掲載資料①

消耗品管理

掲載資料②

掲載資料③

掲載資料④

消耗品管理のワンポイント

• 消耗品は多くても少なくてもだめ
• 使用実績をしっかり把握し、無駄な管理コストを削減
• 安定供給するためには突発的なトラブルや特定月・例外月の使用情報を把握
• 帳票の使用量の単位は枚数より厚さのｃｍ。あるいは使用／未使用ケース数で管理
• 使用時や持ち出し、入荷や返却時に記録（記録漏れが思わぬ大事に）
• 情報の漏洩防止の観点から、極力帳票や媒体出力はないほうがいい

問い合わせ管理

掲載資料⑤

掲載資料⑥

掲載資料⑦

問い合わせ管理のワンポイント

• 問い合わせを減らすためにはよくある質問のＱ＆Ａ集を配布（資料、Ｗｅｂ）
• 問い合わせ受付票デザインは質問や内容を確認あるいは情報が取得しやすいよう、　　問診しながら誘導できるデザインに
• 問い合わせ票が単に記入するだけでなく、選択や確認・回答がしやすいデザインに
• 依頼作業は極力運用改善で削減
• 気付いたらつまらない問い合わせが結構増えてる⇒内容や件数を蓄積し、多い内容からパターン化
• 組織変更時期や運用してから時間の経過と共に利用者との取り決め事項が忘れられる⇒定期的なルール確認や担当者教育
• 問い合わせには確認のための問い合わせと、作業や処理の依頼のための問い合わせがある
• 受付時には簡単なキーワードで検索できる検索ツールを用意
• 問い合わせに回答したら終わりではなく、次に役立てられるよう問い合わせに関するＤＢ化を

受け入れ管理

掲載資料⑧

掲載資料⑨

掲載資料⑩

受け入れ管理のワンポイント

• • システムの品質、運用品質、運用作業負荷、リリース時での精度はいかにリリース前の早い段階から運用設計、運用構築、運用準備、運用訓練を手掛けたかで決まる
  • システム規模が大きくなればなるほど、運用設計担当、受け入れ管理担当、運用準備担当のスキルが重要に
  • リリースまでの工程で必要な作業事項、確認事項、設計事項、準備・作成ドキュメント、管理情報を明確に
  • システムができちゃってるから受け入れするしかないという受身やガードする気持ちは捨てる
  • システムは運用の知識が入ってこそいいシステムになる
  • 楽するためにできてきたシステムの状態や運用への影響をしっかり検査
  • 集約するためにも運用情報や引継ぎが直接関係者に行われないように