Vol.2　リモートワークはタスクの可視化から始めてみた

みなさんこんにちは。ユニリタ戌亥です。
緊急事態宣言が解除されしばらくたちましたが、私は週1回の出社と週4日の在宅勤務を継続しております。

時差ウォークも50回以上になりました。梅雨の合間の晴れ間の散歩なのでペースは少し落ちています。

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さて、前回は在宅勤務できるタスクと、出社しないとできないタスクの話をしました。

情報システム部門では、パソコンのキッティングなどの物理的な作業のほか、請求書の処理など、出社が必要なタスクはいろいろあります。

まずは、メンバーのタスクを整理するところからは始めました。
Vol.1でも紹介しましたがスマイルワークの施策でリモートワークを推進していたので、タスク管理ツールを使って、リモートでしかできないタスクと出社しないとできないタスクの整理は始めていました。

以下が、4月１週目のタスク状態です。

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赤は出社しないとできないタスク、青はリモートでもできるタスクを自分の判断で入れます。
結果は見事に真っ赤です。
ssl-vpnの確認はなぜ会社でしかできないのか？というツッコミはぜひ入れてください。

このタスク管理ツールも当初はうまく使えていなかったのですが、後ほど話します在宅勤務により、どんどん使えるようになっていきます。

最初は自分の判断で、「在宅では仕事ができない」というような判断をしていました。

この頃のデータを集計すると以下のようになります。（情報システム部全員のタスクの集計です）

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約７割のタスクは在宅ではできないと思われていました（左の円グラフが予定で右は実績）。

このタスクツールは予定時間と実績時間を入れることができますので、予実はあまり変わらないということがわかります。

この1週間は全面在宅勤務にはなっておりませんでした。

このグラフが緊急事態宣言後にどうなったか気になりますよね。

以下が4月12日の週になります。

この頃、当社では基本が在宅勤務で必要に迫られた時に出社する、というガイドラインが施行されておりました。

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青の部分が増えています（黄色の部分は突発作業と言って、予定になかった作業ですので、青と赤がミックスされていると考えてください）。

この頃は、情報システム部はまだ完全に在宅には移れていない時期です。

しかし、それでも青の部分は実績ベースで50%強まで増えています。

やれないと考えていた作業も在宅でやれることに気づいたと言ってもいいでしょうか？

それではこの頃のタスクの詳細を見てみましょう。

以下の左の図は4月13日から17日までの５日間のタスクで上記の集計と同じ期間です（タスクがすべて表示されてないので、タスクはもっとあります）。

そして右がその翌週のタスクです。

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どこの会社でもあると思いますが、執行役員会、経営会議、取締役会などの会議のセットアップ（プロジェクターの設営や画面共有アプリの設定など）は情報システム部の役割でした。

この頃、「これらの会議をWeb会議にできないのか？」という議論があり、インフラ整備から運用ルール、会議参加者のレクチャーも含めてWeb会議への移行作業を、突貫でおこないました。

もちろん丸1日使うほどでもないので、時差出勤など工夫をして出社していましたが、Web会議を導入した成果が後ほど出てきます。

まず成果からいきましょう。

５月11日から15日の週のグラフです。

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右はその時のタスクですが、ほとんどがパソコンのキッティング作業やそれを配備する作業になっています。

その翌週も見てみましょう。5月18日から22日ですね。

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８割以上が在宅勤務になってきております。

しかも、素晴らしいことに出勤しなければならないものも、1人でできるものは出勤者にタスクを集中させています。

個人個人で出社するのではなく、チーム全体で誰がいつ出社するのかを把握し、出勤者に自分が抱えているタスクをお願いすることで効率を高めています。

請求書のチェック、パソコンのキッティングや配備など、全員が出社しなければならないタスクではありません。

また、タスクをためておいて1日で済ませることもできます。

このタスクツールは全員のタスクを一覧にして、多忙になっている人のタスクを他の人に移動したり、日にちを一つにまとめるなど移動させたりする機能などもあるので、計画的出勤ができるようになりました。

今回は一つのITツールを活用し、どのようにコロナ禍に対応したか？を見てきましたが、最初に課題になったのは、いつ、誰が、出勤しなければならないか？

と情報システム部全体で確認するためにITを使ってリモートの人とも共有しました。

このタスクツールの使い方としては、ボード記載するだけではなく、毎朝、15分ほどで、これを見ながらタスクの確認や移動を行います。

5人ほどのチームでWebミーティングを利用してやっておりますので、毎日、メンバーとコミュニケーションをするという習慣にもなっています。

現在では、社内で100名ほどのユーザーが利用しております。

各チームによって使い方が違うと思いますので、いずれ、紹介できればと考えております。

タスクツールの機能などはぜひユニリタの営業に聞いてみてください。

次回は採用と新人教育についての話をしたいと思います。