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「運用ゲンジン」が提供する「運用設計のポイントと管理ドキュメント」  【第18回】 人手が中心の運用作業。情報漏洩や紛失は作業者の日ごろの意識次第!
2009年12月02日 15:48

なんともう11月。

巷では早くもクリスマスの話題が出始めたり、夏が終わると月日の経つのが早く感じるのはなんでなんでしょうか・・・・ 半世紀を過ごしていながら今でもこの疑問は解けず、慌しくまた一年が終わってしまいそうです。

さて、今回もドキュメント管理、データ保管管理、実績管理シリーズでの【運用基準書の参考目次】についてまとめます。
内容としてはそれほど多くはありませんが、昔と違ってきてることは個人情報と暗号化、書類の公開や破棄、情報の漏洩や紛失など、今のIT化時代を反映した情報の取り扱いについての明文化が重要になってきています。
ドキュメント管理、データ保管管理、実績管理シリーズは今回で終わり、 次回からは消耗品管理、問い合わせ管理、業務移行の受け入れ管理のシリーズに入ります。

運用管理体系
掲載資料1
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ドキュメント管理
掲載資料2
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掲載資料3
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ドキュメント管理のワンポイント

□ ①一般ドキュメントと管理対象ドキュメントを明確に
□ ②コピー配付の多用は避け、マスターのドキュメントはワンベストを
□ ③保守は都度が好ましいが、まとめて定期的に最新化する癖を(それまでの記録を付箋や赤ペンを活用)
□ ④運用にとってドキュメントは命! 保守を後回しにはせず、いつも最新化を(付箋、赤字、メモを活用)
□ ⑤みんなでではなく、きちんとドキュメント管理担当を設け、責任と一元管理
□ ⑥保管以上に廃棄も大切
□ ⑦変更作業などに関連するドキュメントがリンクされてない

データ保管・管理

掲載資料4

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掲載資料5

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データの保管・管理のワンポイント

□ ①関係担当者が多い分ミスが起こり易いため、各役割での作業を厳密に(漏洩、紛失)
□ ②各役割での作業は漏洩、紛失を防ぐためにも必ずダブル体制で確認が行えるように
□ ③媒体は漏洩や紛失の事故のもと。極力媒体は廃止の方向に
□ ④媒体の紛失を防ぐためにも、ICタグなどで武装
□ ⑤取り扱いや管理を効率化するためにもハンディーなどでシステム化
□ ⑥各役割で、漏洩や紛失を想定した訓練(発覚・報告~発見)と作業の改善に
□ ⑦個人情報の暗号化やカード情報の保存の見直し

実績管理

掲載資料6

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掲載資料7

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実績管理のワンポイント

□ ①運用情報は運用の最大の武器
□ ②運用管理情報をどれだけ収集・蓄積・分析しているかで運用状況は大きく違う
□ ③運用管理情報をただ収集・蓄積してるだけではめくらで運用しているのと同じ
□ ④運用管理情報の数値から、システムの状態や人の作業と動き、負荷、手間隙、大変さがイメージできることが大切
□ ⑤取得可能な運用情報はできるだけ収集が先決
□ ⑥運用管理情報の分析では単に数値化だけでなく、アクションに結びつく機能を
□ ⑦運用情報の収集・分析はできるだけツールで集計・分析を
□ ⑧分析は数値だけでなくビジュアル化と考察を大切に
□ ⑨運用情報は現状把握、問題点や改善点、未然・予防措置、運用設計などに活用

運用テクニック
「運用ゲンジン」が提供する「運用設計のポイントと管理ドキュメント」

2005年10月から2006年3月に、システム管理者の会サイトの前進である"カイゼン活かす"サイトに掲載され、その後も根強い利用がある「運用規約、運用設計書」の筆者である「運用ゲンジン」ことITシステム運用コンサルタント沢田典夫氏のコーナーが復活します。今回は、より具体的な内容で運用設計のポイント、運用の管理項目とプロセス、運用設計基準書内容等について、テンプレートを多数公開していただきます。
皆さんの運用カイゼンにお役立てください。

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筆者紹介

沢田 典夫(さわだ のりお)

1951年生まれ。運用との出会いは某銀行でのオペレータに始まり、7年間富士通 フィールドSEとして多くのメインフレームの導入の企画提案、移行、OS試験、環 境設計や構築~チューニング、また業務システム開発などを手掛ける。また、某大手 トレーディングスタンプ会社で13年間、コンピュータの導入、業務システムの開発 (物流・販売・財務・経営)および運用を行い、この時に開発の標準化、自動運転環境構築、運用設計や運用改善、また、運用ツールの開発などを手掛け、運用の基盤を 確立する。その後BSP一期生として入社し、運用診断や運用企画、また、運用設計 を重視した運用ツールの導入などを行い、コンサル事業の基盤作りを行う。その後運用コンサルとして独立し、これまでの経験を生かし、運用する人の立場に立ち、ま た、運用改善は永遠のテーマを掲げ、16年間一匹狼で運用と向き合ってきました。

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