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投稿者名：begin
部署で独自に管理しているファイルサーバがありますが、厳密な管理ポリシーを
これまで決めないまま何年もそのままにした結果、煩雑で非常に利用しづらい
状態になっています。
・チーム単位に管理ディレクトリを分けるぐらいの取り決めしかなかったため
社員が勝手なフォルダ名、ファイル名をつけて管理している。
結果、とにかくデータが探しにくい状態で、必要なデータを探すだけで
業務の時間が取られてしまう。
・慢性的なディスク不足のため不要なデータを削除、アーカイブなどしたいが
削除しても問題ないファイルが判別できない。
明らかに一時的にサーバにおいたと見られるファイルもあるが（飲み会の
写真のようなものも含めて）、管理者側からの判断のみで削除できなく、
かつ各ファイルの要／不要をいちいち確認する時間もない。
ディスクを増設をしても結局同じ運用を続けているため、返って
煩雑になっただけ。
ドキュメント管理のツールを導入するほどでもないのですが、会社の
業務に関わる多くのファイルを管理しているため、一度抜本的に
整理したいところです。
ディスクをセーブしながら、かつデータが整理された状態にするための
何か良い方法がありましたら、ご教示いただけますと幸いです。
カテゴリ：運用管理 最終更新日：2010年9月28日 20:14
回答数：3
ushiuさん
最終更新日：2010年10月 4日 16:47
とりあえず、可能なら一度全データを念の為、
外部メディア等にイメージorデータバックアップ作成した上で、
（無理な場合は、１作業は取りこぼしが無いよう）
｜
１．まず、全体から
・重要レベルのファイル（証跡・明らかに業務で使用するファイル等）
・明らかに複数人共有で使用しているファイル
をそれぞれカテゴリ分けし専用フォルダへ一先ず退避。
２．各チームにつき、「チーム名フォルダ」をルートとし、配下に
「チーム共有管理フォルダ」と「各社員全員分のフォルダ」を作成。
（アクセス制限とデータ容量制限をかけれればなお良い）
３．他のファイルは、期限を決めて、
「チーム管理フォルダ」と「各社員全員分のフォルダ」外にある物は
『削除する』旨のアナウンスをする。
（必ず複数回、複数手段にて実施し、周知を徹底させる）
→要不要は各自に判断して貰い、必要だと思う方が使用状況に応じ、自分のフォルダ、もしくはチーム共有フォルダに入れる。
４．残りのデータを全削除。
（※必ず「聞いていない！」と言い出す方がいるので
３の段階で十分な期間と周知は行っておく事）
以上。
｜
とりあえずは
データを入れているフォルダ名称の社員
＝ドキュメントオーナー、と言う事で。
なので忘れず、チーム名フォルダ自体にに直置きは削除対象とする事。
→じゃないと再度同現象になると思われます。
その後で、管理者（全体・各チーム）と詳細な運用ルール等を
決めていけばいいかと思いますが、どうでしょう。
少なくとも完全なゴミファイルは削除出来るかと思いますが･･･
いずれにせよ、どこかでエイヤアで動かないと、
家の片付けと同じでどうにもならない気がします。
なのでまずは、ちゃんと『管理されていない（オーナーが明示されていない）物は保障されない』という
基本的な『お約束』をみんなに再確認して貰うところから始められては、
どうかと思います。
jedi01さん
最終更新日：2010年10月 4日 16:57
ファイルサーバの管理は、ユーザ（満足度）への影響が大きい割りに、予算化されづらくて困りますよね。ご質問の要点は、以下の３つと考えてよろしいでしょうか。
・必要なデータを効率よく探したい
・ディスクをセーブしたい
・データが整理された状態にしたい
ディスクのセーブを即効的に目指すには、自分も一定期間経過後などのルールを決めてアーカイブするくらいしか思いつきませんし、よい事例も知りません･･･。もう少し気長に構えるのであれば、効率よくデータが探せる環境を整えることでリソース節約が望めると思います。（データの重複・亜種が減ります）
必要なデータを効率よく探すという目的に限定するなら、以下の手段があります。
①フォルダ作成ルールを作り、アクセス制限などの手段も使いながら、ユーザがしかるべき場所にデータを保管するよう努める。
②検索ツールの活用を思い切って検討してみる。
ツールは以下のようなものがあります。
・日本語全文検索ツール「namazu」（フリーウェア）
対象データは文書ファイル(Word,Excel,ppt,pdf,一太郎)。無効なインデックス情報を手動で削除する必要があります。
・全文検索・情報共有ツール「FileBlog」（有償）
対象データはPG以外のデータファイルの本文とプロパティ情報、および各種の画像データ。設定はかなり簡単。
※当然ながら、どのツールでもインデックス情報を保持するための空きメモリは必要です。
以上、ご参考になれば。
beginさん
最終更新日：2010年10月 6日 14:17
レスありがとうございます。
jedi01 さん：
> ①フォルダ作成ルールを作り、アクセス制限などの手段も使いながら、
> ユーザがしかるべき場所にデータを保管するよう努める。
> ②検索ツールの活用を思い切って検討してみる。
人の出入りもあるので、関係者全員にルールを徹底させるところが
一番難しいところです。
何回かサーバへのデータの取り扱いについて部内へのメールによる注意、
グループウェア上での警告などを行っておりますが、効果はあまりあがって
いません。啓蒙活動よりも利用制限を効果的に行う方が実用的ですね。
検索ツールですが、便利なツールを使うとさらにファイルサーバへ
適当にファイルを置くようになるなど、かえってファイル管理がなおざりに
なるという話も聞いているので、今のところあまり得策とは考えていません。
ushiu さん：
> ちゃんと『管理されていない（オーナーが明示されていない）物は保障されない』という
> 基本的な『お約束』をみんなに再確認して貰うところから始められては、
> どうかと思います。
といっても、不要なファイルがなくなると怒るんですよね（笑）
サーバ管理については、社内の若手が業務の片手間で管理をするというのが
慣例だったため、ルールを無視する年長の社員に対してあまり強くいえなかったと
いうのも背景にあるように思います。
何にしても現在のサーバは、落書きが多い街に犯罪が多いのと同じで、
見た目が荒廃しているので好き勝手にファイルを置いてさらに荒廃するような
状態なので、一度リセットしようと思います。
